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會議指南

     

    會議指南

     

    一. 會前:
    1.與會議主辦方洽談。
    2.提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方。
    3.派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。
    4. 確定方案,簽訂合同,預付定金。

    二. 會中:
    1. 會議接待:專人負責機場,車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
    2. 會前準備:準備好會議所需要的會議資料,會議用品,會議演講稿等會議相關物品。
    3. 會議場所:專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
    4. 會議住宿:房間樓層及房間號確認,詢問是否有特殊要求。
    5. 會議餐飲:用餐時間、用餐標準及特殊客人(回民)的確認。
    6. 會議旅游:旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。
    7. 會議娛樂:娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
    8. 會議服務:會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

    三. 會后 :

    1.結帳:提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明,專人與客戶進行核對并結帳。

    2.資料:會議后的資料收集,根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

    3.合影:會議結束后參會人員合影留戀,并迅速影印出來分發給每位與會人員。

     

     

    敬請參見下表

    會議交通安排:
    1、站場接送
    根據實際需要,乙方必須于___月___日___時至___月___日___時安排 輛 座空調巴士,7座面包車___輛,5座轎車___輛至_________機場(汽車站、火車站)。按照先到集合,統一運輸的方式,安排與會代表前往下榻酒店。雙方同意所有費用按運輸趟次結算,其結算標準見下表。如果由于甲方原因使得預訂的車輛空駛,甲方按照大巴_____元、面包車_____元、轎車_____元結算。所有交通工具的運行命令由甲方發出,并在行駛單上簽字。
    送站場費用同上述約定。雙方應在___月___日前,確認需要送站場的名單。甲方應該本協議簽署前告知乙方此部分費用的分攤方法(會務組支付或者個人支付),甲方確認:
    下列人員由會務組承擔送站場費用,除此之外,均由個人承擔。
    或者:甲方確認,所有與會人員的送站場費用由會務組承擔;或者全部與會人員的送站場費用均由個人承擔。
    甲方確認:需要會議期間提前送離的人員有,具體時間是___月___日___時,乘用車標準為___座______車。

    2、會務交通
    乙方必須于___月___日___時至___月___日___時安排___輛___座空調巴士,7座面包車___輛,5座轎車___輛至_________酒店,用于接送會務人員至會場。甲方(或者乙方)負責通知并集合需要乘坐商務用車之人員。用車行程為(往返/單程,選擇)。
    于___月___日___時至___月___日___時安排___輛___座空調巴士,7座面包車___輛,5座轎車___輛至_________酒店,用于接送會務人員至晚會/宴會現場(地點為:_____________________________________)。用車行程為(往返/單程,選擇)。

    乙方于___月___日___時至 ___月___日___時提供______噸貨車______輛,負責運輸會議材料,行程為______至______。包括裝卸,費用合計為______元。

    會場布置:
    乙方應在__月__日前預訂______________________會場,并于__月__日__點前按甲方要求完成布置:

    1、主席臺 要求鮮花____盆,____色地毯,絨布主持臺,主席臺設____席位,背景為____________材料,投影簾要求( ____×____),投影儀要求____流明,配備激光指示筆(或者伸縮式教鞭)、有線/無線麥克風____個。主席臺配置茶水杯(或者瓶裝礦泉水),一側放置飲水機(配瓶裝礦泉水時可不用飲水機),主席臺配備電工一名,會務服務小姐一名。雙方確認:投影儀為(甲方自帶,乙方提供甲方租賃,第三方提供),當甲方自帶時,乙方僅有義務提供技術支持,不負責保證儀器正常工作;雙方確認,投影儀租賃價格為____元/天,茶水提供及服務人員支持包含在會場租賃成本中。

    2、會場布置 乙方必須于__月__日__點前完成會場布置——U型、課堂式、圍桌型、劇院式等供選擇,安排席位不少于____個,其中前排布置需要__________,各排間距不得小于____厘米;在會場安排固定攝影點____個,需要提供飲水機____臺,提供小型會晤室____個,會晤室擺設桌椅不得少于____套?;岢⌒液岱鵢___條,內容為____________________________________?;岢∧?外提供資料/樣品展示臺____個。雙方確認:展示臺為全新制作/租賃,規格____×____×____,單價為____元/個。飲水機由乙方免費提供,飲用水由甲方提供(乙方可代辦)。

    3、氛圍支持 乙方應在__月__日__點前完成____個氣球條幅懸掛,條幅內容為(__________________)規格是 ____米×____米,拱形氣模____個,規格是______×______,會場內/外擺放花籃____個。同時在__月__日____×____×報紙預訂____×____×版面發布相關信息(內容甲方提供)。
    會場布置與氛圍支持費用總計為:____________元。

    4、同聲翻譯系統 乙方必須于__月__日__前調試好同聲翻譯系統,提供____聲道翻譯(語種為__________), __月__日__前甲方應將發言大致領域及特點告訴口譯員,并告訴口譯員發言者國別與大致語言習慣。乙方提供的口譯人員必須在__月__日__前熟悉所需翻譯的專業領域,作同聲翻譯時,錯誤率不得超過2%。甲方發言者語速不得超過____節字/分鐘。
    同聲翻譯支持費用總計為:____________元。

    餐飲安排:
    雙方確認,會議期間與會人員就餐地點為____________酒店____________餐廳及____________餐廳。其中中餐就餐人數不少于___人次,西餐就餐人數不少于___人次,穆斯林餐不少于___人次。早餐餐標為___元/人,正餐(中餐及晚餐)餐標為___元/人,宴會餐餐標為___元/人,早餐、正餐及宴會餐(包括西餐及穆斯林餐)食物見附件(菜譜)?;嵋樘峁┑牟鴕緩撲?或者含酒水),時間是___月___日___餐至___月___日___餐止,其中___月___日___餐為宴會餐?;嵋槿嗽逼綺________證件(或者餐卡)就餐。早餐形式為自助餐(或者團餐),正餐為圍桌式(或者自助餐)團餐,具體就餐時間由乙方制作水牌告知甲方與會人員。
    商務考察旅程用餐另計。

    宴會餐/商務酒會要求
    時間:___月___日___時至___月___日___時
    規模:
    內容:
    (1)自助餐/圍桌宴會
    (2)演講系統
    (3)娛樂節目
    (4)服務/交通
    餐飲費用總計為:______元。

    其它服務安排:
    1、會議秩序維持
    為便于保密及會議正常舉行,雙方確認___月___日至___月___日____________會議室設立___位工作人員,工作人員由甲方/乙方負責指定/委派,主要職責是核查進入會場人員身份。進入會場人員一律憑______證件進入。此項服務費用______元/免費。

    2、會議秘書服務
    雙方確認,會議期間乙方為甲方提供如下如數服務:
    (1)速記員___名,工作時間為___。
    (2)翻譯員___名,工作時間為___。其中英文___________名,日文___________名,德文___________名。
    (3)會務勤雜人員______名,工作時間為______。
    (4)保健醫生______名,工作時間為______。
    (5)攝影師______名,工作時間為 。錄制媒介為______,規格為______,后期編輯由乙方/甲方完成。
    (6)旅行顧問______名,工作時間為______。
    (7)簽約司儀(禮儀)___ 名,工作時間為______。
    (8)其他——指示牌制作,___塊,內容_______________,放置地點_______________。
    以上會議秘書服務費用共計______元。

    會務考察及夜間娛樂安排:
    1、會務考察 雙方確認,會議期間甲方與會人員進行商務考察,線路及行程如下:
    線路1
    D1:
    D2:
    人數:______人
    線路2
    D1:
    D2:
    人數:
    總人數為:______人
    車輛要求:
    乙方提供旅行責任保險、專業導游、陪同
    費用:
    2、夜間娛樂安排
    雙方確認,會議期間甲方人員舉辦各類酒會或者聯誼會的話,乙方將負責代理安排。此部分費用由甲方統一支付/或者參加人員直接支付。
    具體方案見附件______________________________。

    返程票務服務及站場接送:
    雙方確認,甲方人員返程事宜由會務組織統一安排/與會人員自行支付。乙方提供返程票務代理服務(在簽到會場酒店大堂提供咨詢及預定處,時間為___月___日___時至___月___日時):

    1、機票 明折明扣,不收取服務費,免費送票至下榻酒店;

    2、火車票 票面價格,每位收取40元服務費,免費送票至下榻酒店;

    3、高速巴士 票面價格,免服務費,免費送票至下榻酒店;

    4、船票 票面價格,免服務費,免費送票至下榻酒店;

    乙方提供站場歡送服務:(時間___月___日___時至 ___月___日___時)

    財務咨詢:
    財務協助(此條款為非一次性收取會務費用組織機構適用)

    雙方確認,甲方與會人員簽到時,乙方提供___名財務人員協助甲方收取會務費用,提供驗鈔設備,并協助甲方人員統計核實相關應收費用。

    其他協助 乙方在自有網絡上發布會議預告信息,制作回執表單,供甲方相關人員下載填制,同時指派固定人員統計回執信息,定期向甲方報告。此項服務免費提供。
    三、雙方確認,以上預定及服務屬于不可撤銷約定。自雙方簽字、蓋章且甲方按本條款支付預訂金之日起協議立即生效。甲方于協議生效后___個工作日內支付人民幣______元作為預訂金。

    變更及核算原則:
    1、甲方確認 除非發生以下幾種情況,否則甲方不存在撤銷或變更本協議理由——如果撤銷或變更,乙方將有權要求甲方支付撤銷或變更給乙方造成的預期損失:
    ◇ 戰爭或政治事件;
    ◇ 甲方進入破產程序;
    ◇ 甲方實體進入重組變更程序;
    ◇ 由于政策或法律變化導致會議不可能舉行。
    2、甲方可以在預定的期間內變更會議時間 但變更通知必須于預定期限前___天抵達乙方,乙方接到甲方通知后應在___個工作日內以(□傳真 □電郵 □公函)方式回執確認,甲方在接到乙方確認文件后即表示甲乙雙方就會議時間的變更達成一致,雙方間的協議除會議日期外,其余不作變更。
    3、乙方服務的變更 除非發生如下情形,否則乙方無權變更服務——
    ◇ 乙方簽約的下游服務商出現法律規定的破產、停業或者其他人力不可抗拒的服務中止事件,同時乙方更換的下游服務商不能滿足甲方要求;
    ◇ 會議地點出現重大自然災害(包括急性傳染病);
    ◇ 會議地點出現重大政治事件(包括政府征用會議場所)
    如果不是由于上述原因,乙方要求變更服務,將賠償甲方由于服務變更而導致的預期損失。出現本條款所列事項時,乙方應該在第一時間內以書面形式通報甲方,并在甲方收到通知后作出變更預案供甲方選擇——乙方保證變更的服務應當不低于原來協議水準。
    基于友好合作的精神,所有變更事宜雙方同意協商解決。同時雙方約定:
    ◇甲方變更或取消會議應當在協議生效后會議正式舉辦前 個工作日前通知乙方,除乙方已經支付的成本外(在甲方的預付款項中抵扣,不足部分乙方有權要求甲方補足,多余部分乙方同意返還甲方),乙方放棄預定收益的索賠;
    ◇甲方變更或取消會議的決定如果在會議前___日通知乙方,甲方應賠付乙方預期利益的______%,并不退回預付金;
    ◇甲方變更或取消會議的決定如果在會議前___日通知乙方,甲方應賠付乙方預期利益的100%,并不退回預付金;
    ◇乙方由于非本條款原因要求改變服務或者取消的,于會議舉辦前___日通知甲方的,必須全額退還甲方預付款;
    ◇乙方由于非本條款原因要求改變服務或者取消的,于會議舉辦前___日通知甲方的,除退還甲方預付款外,還必須賠付甲方本協議總金額的______%;如在___日前通知甲方,乙方必須全額賠付。
    4、雙方約定,本協議規定的服務及費用核算原則如下
    ◇ 住宿、餐飲及車輛——按協議標準結算,基于可以理解的原因,允許實際費用總量下浮5%,即如果甲方需要的服務低于預定的95%,按95%結算;高于95%的,按實際服務費用結算。
    ◇ 除協議規定的服務總量以外,乙方同意按協議標準提供服務預留空間,但不超過總量的5%(指各單項服務)。甲方如果需要超過預定的服務,在5%范圍內可享受協議標準,超過部分乙方盡量但不保證提供協議標準服務。
    ◇ 雙方確認,所有服務費用在___月___日前由甲乙雙方核算認可,甲方保證一次性將款項支付給乙方——如果超過約定期限,乙方有權要求甲方支付滯納金——標準為總量的0.5%,按日計算。
    5、仲裁 雙方約定,如果對本協議執行出現爭議,將首先協商解決;如果協商不能解決,雙方將申請仲裁解決,仲裁地點為 。
    6、生效 本協議自雙方共同簽章且甲方提供規定的預付金后生效。

    住宿安排:
    雙方確認,甲方預訂客房數共計______間,其中_________飯店______級標準間______間(______元/間),商務套間___間( ______元/間),行政套間___間( ______元/間);_________飯店______級標準間______間(______元/間),商務套間___間(___元/間),行政套間___間(______元/間)。
    基于與會人數有一定的機動性,雙方約定乙方預留___間客房至___月___日___時,其中標間___間,套房___間。截至___月___日___時甲方實際用房如果低于預訂,則按預訂客房數量結算,超過的按實際結算(在預訂總量的10%范圍內),乙方承諾超過部分按預訂價格計算。___月___日___時以后按實際用房計算。
    所有用房時間為___月___日至___月___日___時。超過 ___月___日___時,如果甲方人員需要繼續使用客房,可提前通知乙方,乙方可以與酒店交涉,盡量(但不保證)按協議價格結算。
    雙方確認,乙方必須在___月___日___時前獲得酒店預定房間鑰匙牌,按甲方指定名錄登記分派房間,同時完成入住登記。

     

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